การบริหารคลินิกในยุคปัจจุบันไม่ได้หยุดอยู่แค่การดูแลรักษาผู้ป่วย แต่ยังครอบคลุมถึงการจัดการข้อมูล การติดตามผลการรักษา การบริหารงานภายใน และการสร้างประสบการณ์ที่ดีให้กับผู้มาใช้บริการ ด้วยระบบงานภายในที่มีความหลากหลายและซับซ้อนนี้ หลายคลินิกจึงเริ่มหันมาใช้ “ระบบคลินิกที่ครบวงจร” เป็นตัวช่วยในการแบ่งเบาภาระงานต่าง ๆ ในบทความนี้ เราจะพาคุณไปทำความรู้จักกับระบบคลินิกที่พร้อมจะนำพาคลินิกคุณก้าวข้ามไปสู่โลกเทคโนโลยีที่จะช่วยบริหารงานภายใน
รู้จักกับระบบคลินิกที่ครบวงจร
1. ระบบจัดการข้อมูลผู้ป่วยที่ครบถ้วน
ระบบคลินิกที่ครบวงจรจะช่วยเก็บข้อมูลของผู้ป่วยอย่างเป็นระเบียบ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลส่วนตัว เช่น ชื่อ อายุ ประวัติการแพ้ยา ไปจนถึงประวัติการรักษาที่เคยผ่านมา เช่น การตรวจ การจ่ายยา หรือผลจากการวินิฉัยก่อน – หลัง ซึ่งภายในระบบจะมีการเชื่อมโยงข้อมูลเหล่านี้เพื่อนำมาแสดงผลให้แพทย์เห็นภาพรวมประวัติการรักษาของผู้ป่วยได้ทันที ช่วยลดข้อผิดพลาดของเรื่องการจัดเก็บข้อมูล หรือ ข้อมูลสูญหายกรณีที่ใช้ระบบจัดเก็บเอกสารแบบดั่งเดิม
2. ระบบนัดหมายผู้ป่วย
การนัดหมายผู้ป่วยแบบดั่งเดิมยังคงเป็นการใช้กระดาษจดบันทึกการนัดหมายซึ่งมีความเสี่ยงที่อาจจะทำให้สูญหาย หรือ เกิดข้อผิดพลาดในการนัดหมายเวลาทับซ้อนกันทาง Proclinic แพลตฟอร์มพัฒนาระบบคลินิกเล็งเห็นถึงความสำคัญจึงสร้างระบบนัดมหายออนไลน์ผ่านเว็บไซต์ หรือ Line ได้ทันทีเพียงแค่ใส่รายละเอียด วัน เวลาในการนัดหมาย จากนั้นรอให้ทางแอดมินคอนเฟิร์มเวลาอีกที เพียงเท่านี้ก็สามารถช่วยลดปัญหาการนัดหมายเวลาที่ทับซ้อนกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ
3. ระบบการจัดการคลังยา
การบริหารคลังยาในคลินิกเป็นเรื่องสำคัญมาก เพราะยาหรือเวชภัณฑ์ที่หมดสต็อกในเวลาฉุกเฉินอาจส่งผลโดยตรงต่อการรักษาคนไข้ ซึ่งระบบจัดการคลังสินค้าภายในคลินิกนี้จะช่วยติดตามจำนวนสินค้าคงคลังทั้งหมด แจ้งยอดการใช้สินค้าทุกรายการไปในแต่ละวันรวมไปถึงช่วยในเรื่องการคำนวณสต็อกสินค้าให้เพียงพอต่อการรักษา นอกจากนี้หากคลินิกมีหลายสาขาและต้องการยืมสินค้าระหว่างสาขา ระบบคลินิกก็จะคอยเก็บข้อมูลว่ามีสาขาไหนบ้างที่มีการยืมสินค้าระหว่างสาขาโดยระบบจะทำการตัดสต็อกสินค้าของสาขาที่ถูกยืมให้อัตโนมัติซึ่งเรียกระบบนี้ว่า “ระบบคลังสินค้ากลาง” เป็นข้อดีของการมีระบบคลังสินค้ากลางหากคลินิกมีมากกว่า 1 สาขา
4. ระบบการขายแพ็กเกจบริการ
ระบบการขายแพ็กเกจบริการ เป็นหนึ่งในฟังก์ชั่นระบบคลินิกสำคัญที่ช่วยให้คลินิกสามารถสร้างยอดขายได้อย่างต่อเนื่อง เช่น แพ็กเกจเสริมความงาม บริการรักษาฟัน หรือคอร์สนวดเพื่อสุขภาพ การที่มีระบบงานขายแบบครบวงจรสำหรับโปรแกรมคลินิกแล้วจะช่วยสร้างประสบการณ์ที่ดีให้แก่ลูกค้า โดยรายละเอียดฟังก์ชั่นย่อยของระบบงานขายมีดังนี้
1. ระบบสร้างแพ็กเกจบริการที่หลากหลาย
ระบบการขายแพ็กเกจหรือขายคอร์ส ภายในระบบนี้จะช่วยให้คลินิกสามารถออกแบบและปรับแต่งแพ็กเกจค่าบริการได้อย่างหลากหลายตามความต้องการของคลินิกเองได้ เช่น แพ็กเกจแบบซื้อรายครั้ง, แพ็กเกจแบบเหมารวม หรือ แพ็กเกจเฉพาะบุคคล ภายในระบบการสร้างแพ็กเกจนี้ลูกค้าสามารถเห็นถึงจำนวนครั้ง ราคาหรือรายละเอียดต่าง ๆ ได้อย่างชัดเจนทั้งนี้เพื่อเป็นการสร้างการตัดสินใจให้กับลูกค้าได้เร็วขึ้น
2. ระบบติดตามการใช้งานแพ็กเกจ
ฟีเจอร์นี้ช่วยให้เจ้าหน้าที่ภายในคลินิกสามารถติดตาม จำนวนครั้งและจำนวนครั้งที่เหลือที่ลูกค้าเข้าใช้บริการแพ็กเกจได้ ไม่เพียงเท่านี้ยังสามารถติดตามว่ามีจำนวนลูกค้ากี่คนที่หันกลับมาใช้บริการอีกรอบ หรือ มีจำนวนลูกค้ารายใหม่กี่คนที่เข้ามาใช้บริการ
3. ระบบการชำระเงิน
ระบบสามารถออกแบบให้รองรับการชำระเงินหลากหลายรูปแบบเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้า เช่น การชำระเงินโดยการโอน การจ่ายมัดจำ หรือแม้กระทั่งระบบส่วนลด คูปอง โปรโมชั่นเพื่อดึงดูดให้ลูกค้าเข้ามาใช้บริการได้มากขึ้นและโอกาสปิดยอดขายได้เพิ่มมากขึ้น
5. ฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล
ฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล เป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยให้คลินิกสามารถติดตามและประเมินผลการดำเนินงานตลอดที่ผ่านมาอย่างมีประสิทธิภาพ โดยการใช้ข้อมูลที่ถูกบันทึกในระบบคลินิกเพื่อช่วยในการตัดสินใจที่สำคัญในการพัฒนาธุรกิจ ฟีเจอร์นี้ช่วยให้คลินิกสามารถทำความเข้าใจแนวโน้มการบริการ พฤติกรรมของลูกค้า และประสิทธิภาพของการดำเนินงานในปัจจุบัน
หน้าที่หลัก ๆ ของฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูล
- รายงานยอดขายตามช่วงเวลา
- รายงานการใช้บริการของลูกค้า
- รายงานการชำระเงินที่ยังค้างอยู่
- รายงานแพ็กเกจบริการที่ได้รับความนิยมสูงสุด
- รายงานลูกค้าที่มีการใช้บริการต่อเนื่อง
- รายงานจำนวนครั้งที่ลูกค้าคนเดิมเข้ามาใช้บริการ
- รายงานการแบ่งกลุ่มลูกค้า
- รายงานจำนวนวันที่ลูกค้าห่างหายจากการใช้บริการ
- รายงานจำนวนสต็อกสินค้าแต่ละรายการ
ระบบคลินิกที่ครบวงจรเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คลินิกสามารถบริหารงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยรวมฟีเจอร์หลากหลายที่ตอบโจทย์ทุกด้านของการดำเนินงาน เช่น ระบบการนัดหมายออนไลน์, การจัดการข้อมูลลูกค้า, ระบบการขายแพ็กเกจบริการ, การจัดการคลังสินค้า และฟีเจอร์รายงานและวิเคราะห์ข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจ การใช้ระบบนี้ช่วยให้คลินิกสามารถปรับปรุงการบริการ เพิ่มประสิทธิภาพในการบริหารงานภายในได้หากท่านใดต้องการระบบคลินิกที่ครบวงจรทาง Proclinic โปรแกรมคลินิกที่พัฒนามาเพื่อธุรกิจคลินิกโดยเฉพาะสามารถครอบคลุมการบริหารงานภายในได้อย่างครบทุกมิติและใช้กับทุกประเภทคลินิก